Abstract

Die Ombuddiens Prestasie Jaarplan 2025/2026 meld dat die ombuddiens diensleweringsmodel gegrond is op die suksesvolle registrasie van gemeenskapskemas en dat hulle onderneem om registrasie binne sewe dae na ontvangs van ’n aansoek te voltooi. Die jaarplan vermeld dat 13 141 gemeenskapskemas gedurende die boekjaar geregistreer is en dat die getalle steeds groei. Die jaarplan vermeld verder dat ombuddiensheffings die belangrikste inkomstebron is om dienslewering te befonds en dat ongeveer R425 miljoen in die 2023/24 finansiële jaar daarvoor ingesamel is. Verder word aanvaar dat die verpligting van gemeenskapskemas om jaarlikse inkomste opgawes, jaarlikse finansiële state en enige ander voorgeskrewe dokumentasie of inligting, aan die ombuddiens te verskaf, noodsaaklik is vir die behoorlike finansiële bestuur van gemeenskapskemas.
Om hierdie doelwitte te bereik, ontbloot die Gekonsolideerde Praktyksriglyne vir Gemeenskapskemas die tande van die Wet op die Ombuddiens vir Gemeenskapskemas vir die volgende drie gevalle:

(1) Wat die registrasie van gemeenskapskemas by die ombuddiens betref, bepaal die Gekonsolideerde Praktyksriglyne dat skemas by die ombuddiens deur middel van die CSOS connect-platform moet registreer as deeltitelskema, eiendomsontwikkeling onder beheer van ’n eienaarsvereniging (HOA), behuisingkoöperasie, behuisingskema vir afgetrede persone of aandeleblokskema. Die ombuddiens sal met die betrokke skema in gesprek tree om die registrasie te bewerkstellig. Ombuddiensveldwerkers sal skema-tot-skema besoeke organiseer om vas te stel of die betrokke skema geregistreer is en skemas identifiseer wat toegang tot inspeksie weier of nie geregistreer is nie. Indien dit nie slaag nie, sal die ombuddiens die saak na die nasionale vervolgingsgesag verwys om registrasie te bewerkstellig wat boetes of gevangenisstraf tot gevolg kan hê.

(2) Ingevolge die Wet en Regulasies op die Ombuddiens vir Gemeenskapskemas moet elke lid van ’n gemeenskapskema kwartaalliks ’n heffing aan die ombuddiens betaal. Die Gekonsolideerde Praktyksriglyne bepaal dat gemeenskapskemas moet verseker dat lede hul ombuddiensheffing gereeld betaal en dat die betaling aan die ombuddiens oorgedra word. Betaling word gemaak deur die korrekte CSOS-registrasienommer as verwysingsnommer te gebruik om te verseker dat betalings korrek aan die betrokke skema-rekening toegeken word. By die betaling van die ombuddiensheffing moet die skema ’n e-pos aanstuur met bewys van betalings wat sowel die lid se administratiewe heffing en die CSOS-heffing uiteensit om die bedrag wat elke eenheid betaal, te rekonsilieer by levypayments@csos.org.za. Gemeenskapskemas is dus verplig om maandeliks ’n bedrag van hul lede te verhaal en om dit aan die Ombuddiens oor te dra. Die Ombuddiensheffing is gelyk aan 2% van die bedrag waarmee die maandelikse administratiewe heffing R500 oorskry, maar nie meer as R40 per eenheid per maand nie. Wanbetaling van CSOS-heffings op die vervaldatum veroorsaak dat rente ingevolge die Nasionale Kredietwet verhaal word. Die Gekonsolideerde Praktykriglyne bepaal verder dat wanbetaling van ombuddiensheffings ’n misdryf ingevolge artikel 34(1)(b) van die Wet op die Ombuddiens vir Gemeenskapskemas daarstel wat die oortreder aanspreeklik maak vir ’n boete en/of gevangenisstraf vir ’n tydperk van nie meer as tien jaar nie.

(3) Artikel 59(b) van die Wet op die Ombuddiens vir Gemeenskapskemas bepaal dat elke gemeenskapskema jaarlikse inkomste-opgawes met ondersteunende dokumente binne vier maande na die einde van die finansiële jaar by die ombuddiens moet indien. Aanhangsel F bevat byvoorbeeld die volgende lys van ondersteunende dokumente wat vir deeltitelskemas ingedien moet word: ’n voltooide ondertekende CS 2 vorm; verplig geouditeerde finansiële state; ondertekende notules van die mees onlangse algemene jaarvergadering; die mees resente heffing; die name, ID-nommers en kontakbesonderhede van trustees; alle relevante dokumentasie wat verband hou met die reëls en besluite van die deeltitelskema en ’n afskrif van die registrasiesertifikaat.
By nienakoming sal ’n gemeenskapskema ’n nienakomingsertifikaat ontvang en aangesê word om binne ’n bepaalde tyd die nodige dokumente te verskaf. Indien nie, sal ’n rekeningbeampte aangestel word om te bepaal of ’n boete opgelê moet word. Klousule 14.9 bepaal uitdruklik dat die ombuddiens alle redelike stappe sal neem om, indien nodig, sanksies ingevolge subklousule 2.9 van die Gekonsolideerde Praktyksriglyne te kan instel wat ingevolge artikel 34 van die Wet op die Ombuddiens ’n boete en/of gevangenisstraf van nie meer as vyf jaar nie insluit.
Benewens die bogenoemde drie gevalle, bepaal die Gekonsolideerde Praktyksriglyne dat enige persoon of skema wat versuim om ingevolge artikel 34 van die Wet op die Ombuddiens vir Gemeenskapskemas toegang tot enige boeke, rekeninge, dokumente of bates te verskaf of nalaat om data of inligting te verskaf, of vals of misleidende inligting verskaf, of opsetlik weier of ’n persoon verhinder om ’n wetsverpligting na te kom, blootgestel is aan dieselfde bogenoemde sanksies.